La construcción de nuevos hábitos personales parte de la idea de dar pasos pequeños un día a la vez, para ello debemos tomar en cuenta un plan de acción con algunos truquitos que nos ayuden a organizarnos:

1. Reflexiona qué tipo de vida quieres

¿Qué crees que lograrás siendo una persona más organizada? Vivir la vida también es descubrir en cuál punto estamos y a dónde queremos llegar tomando en cuenta nuestras fortalezas y debilidades. Con la aplicación de la matriz FODA a tu vida personal puedes desarrollar una técnica para trazar estrategias para priorizar en tu vida. Por ejemplo, si eres una persona que disfruta tener una habitación arreglada (fortaleza), pero no sabes administrar tu tiempo para organizarla (debilidad).

Mientras que las oportunidades y amenazas son aquellos factores fuera de tu control, pero que también debes tener en tu plan. La filosofía de la autora Marie Kondo dicta que si conocemos a dónde queremos llegar, es más fácil descubrir el camino para alcanzarlo.

2. Prioriza lo importante ante lo no importante 

Solemos acumular objetos, responsabilidades, tareas, proyectos y dejarlos para después... Por tanto, es importante aprender a vivir en el presente y clasificar nuestros pendientes para simplificar nuestro entorno.

Adoptar un estilo de vida minimalista nos ayuda a consolidar más rápido una organización eficiente. Un ejemplo clásico es la ropa que dejamos en el armario durante mucho tiempo y que realmente no necesitamos. Intenta hacer un par de limpiezas al año y aprovecharás espacio, ahorrarás dinero y utilizarás la ropa que necesitas porque te gusta.

3. Organiza tu espacio

Un espacio de trabajo con orden es reflejo de una mente organizada. Al dejar a la mano lo esencial para nuestro día a día, ahorramos tiempo y somos más productivos. ¿Cuánto tiempo solemos perder por no encontrar las llaves antes de salir de casa? O ese pequeño susto que pasamos cuando no encontramos un documento importante en nuestra computadora, por no saber ¿dónde lo guardamos?

4. Adopta el hábito de escribir

Nuestra memoria también se activa con los movimientos corporales, no solo con recuerdos. Dado que nuestro cerebro tiene una capacidad limitada para recordar mucha información durante tanto tiempo diario, al olvidarnos de nuestra lista de tareas importantes fallamos en nuestro plan de acción. Escribe, memoriza los movimientos y gestos de tu cuerpo cuando escribes, ¡podrás recordar qué tienes pendiente si te esfuerzas!

Apunta lo más importante de tu día. Una reunión con tu jefe, recordatorios para felicitar familiares por sus cumpleaños, hacer la lista de la compra de la semana e incluso un horario para poder organizar tu día según tus hábitos y rutina. 

Una herramienta que puedes utilizar para organizarte mejor es Trello, donde podrás encontrar un espacio organizado para tu gestión personal e incluso puedes diseñar funcionalidades personalizadas que más te convengan.

5. Aplica el método GTD (Getting Things Done)

Desarrollada por el famoso autor David Allen en su obra «Organízate con Eficacia». El método Getting Things Done (GTD) es una forma de vida que busca ayudar en la gestión del tiempo y de la productividad persiguiendo logros a corto plazo.

De hecho, el principio básico de este método es la planificación por escrito a través de cinco etapas claves: la recopilación, el procesamiento, la organización, la evaluación y acción de tus tareas. 

Para empezar puedes sintetizar tus tareas, objetivos y responsabilidades, priorizar acciones en pro de conocer cuál de ellas necesitas resolver primero y planificarlas por fecha límite o tipo de proyecto, luego sigue tu ejecución y posterior evaluación de lo que has hecho por ti mismo a lo largo del día.

6. Prioriza

Muchas veces perdemos el «hilo» de nuestra jornada laboral o responsabilidades por intentar abarcar varias tareas a la vez. Por ejemplo, una buena técnica para priorizar nuestras tareas es a través del método Batching, que consiste en agrupar actividades similares en un mismo período de tiempo.

Imagínate que tienes un examen y un ensayo pendientes para la próxima semana, no has tenido ganas de hacer ninguno y el tiempo pasa tan rápido que ni te das cuenta.  ¡Anticípate! Puedes adelantar ambas tareas pendientes en conjunto, a diario, y poco a poco verás tu productividad resaltar al tenerlo listo antes del tiempo que lo tengas que entregar. El método Batching facilita que reduzcas tiempo haciendo tareas semejantes por bloques y todavía te deja tiempo para planificar otras tareas que olvidaste o pospusiste.

7. Crea una rutina

Improvisar puede ser una opción cuando buscamos una solución rápida, organizar mejor nuestra vida depende de un buen manejo del tiempo. Tener una planificación de nuestro día, estableciendo horarios de trabajo, de descanso, de enfocarnos en objetivos y proyectos personales es parte de mantener buenos hábitos para cuidar la salud mental.

Para esto podemos aplicar otras técnicas como el método Pomodoro y lograr una correcta administración de nuestro tiempo. La técnica Pomodoro está basada en administrar al máximo el tiempo de concentración de la mente humana, en este caso su creador Francesco Cirillo determinó un tiempo de 25 minutos para mantenerse concentrado en una sola tarea y llevarla a cabo hasta culminar. 

Al pasar los 25 minutos completas tu primer Pomodoro y puedes aprovechar un descanso de 5 minutos para continuar con tu siguiente Pomodoro. Así puedes establecer una cantidad fija de Pomodoros al día para completar tus tareas en menos tiempo y ayudándote a establecer una rutina.

8. No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy

La procrastinación fomenta la desorganización como un mal hábito. Haz tiempo para alguna actividad física que te atraiga, ¿por qué dejarlo para luego? Aprovecha tu tiempo, disminuye tu consumo en redes sociales, pon en primer lugar las metas que involucren tu salud y que aún tienes entre tus tareas pendientes.

9. Recompensa tus esfuerzos

Este consejo es útil cuando somos constantes y disciplinados a largo plazo. Crear incentivos que nos ayuden a gestionar nuestra organización nos motivará a seguir adoptando este hábito. ¿Qué tal una ducha tibia después de ordenar tu habitación? O ¿Compartir un café y conversar con un amigo tras acabar tu lista de cosas por hacer?

10. Mantén el control de tus avances al día

Poner el estado de hecho en tu tarea de pendientes te deja una satisfacción grande, sientes que pones las cosas en su lugar y abres o cierras procesos con mayor facilidad. No llevar el control de las cosas que has concretado en tus últimos días te hace perder avances, no te quedes en lo sombrío de lo pendiente y camina hacia la luz de lo realizado.

Continúa en la construcción de nuevos hábitos que te impulsen a ser una persona con un espacio laboral organizado, con metas y proyectos por cumplir. Mantén un seguimiento de los avances que consigues cada vez que te atreves a intentarlo una y otra vez. 

En ese proceso de intentos continuos hay cambios internos y externos importantes para observar. En nuestro blog  y redes sociales de Tiny Rockets puedes hallar más herramientas para tu evaluación de hábitos y conseguir más trucos para ser parte de tus propios cambios.